RECOMENDACIONES PARA CORREOS ELÉCTRONICOS

Francisco García Pimentel autor del libro “Todos hablan y pocos conectan”, recientemente escribió un artículo muy interesante sobre el correo electrónico, que hace que veas la herramienta desde otra óptica. Lo primero sería preguntarte ¿si irías a una cita con un cliente o a una entrevista de trabajo sin bañar, sin peinar o de alguna manera desaliñado? Pues la forma en que escribes tu correo forma parte de tú imagen, igual que tus redes sociales, tu auto, oficina o el fondo de tu reunión remota. Todas ellas hablan mucho de ti, y pueden causar una impresión favorable o desfavorable que puede tener consecuencias distintas a las deseadas.

Diariamente se generan millones de correos a nivel mundial, en su mayoría corresponden a contenido de negocios y emprendimiento, es por ello por lo que se deben tomar en cuenta, según el autor, algunas de estas consideraciones que te dejamos a continuación:

1. El “asunto” importa

En la mayoría de los correos, desarrollamos el contenido y solo pensamos en el “asunto” o el título del correo hasta el final, por el contrario, el asunto debe ser lo primero, permite al receptor ver su importancia y clasificarlo por lo que sería preferible se eviten los “hola o espero este interese”. Sería mejor algo como “Plan Anual de Trabajo o Formularios para imprimir”, algo corto, asertivo e informativo.

2. Saludo y despedida

El correo electrónico se realiza de forma digital, es un mensaje entre dos personas, dos seres humanos a quienes les gusta ser tratados como tales. Lo mínimo que se espera es un saludo y una despedida personalizados y con amabilidad, que propicien una conexión de confianza. Esto se logra introduciendo un detalle personal como: Espero que ya estén acomodados en su nueva casa, saludos a tu esposo, entre otros.

Aprovecha cada correo para conectar con las personas; no solo para transmitir información o por obligación.

3. ¡Ve al punto!

Los correos electrónicos no están hechos para transmitir cantidades de información, mantén el contenido breve y al punto un correo no debería de tener más de dos o tres párrafos.

Si hay más que incluir en un mismo envío, se recomienda mantener el contenido del texto breve, y agregar un documento con la información completa: es más sencillo de imprimir, leer y compartir.

Un punto importante es no dirimir un problema, discusión o tema complejo a través de correos. Estos deben ser tratados en reuniones donde se pueden expresar las opiniones.

4. Encuentra el tono ideal

No debes olvidar que una comunicación escrita es un sustituto mecánico de una conversación real, entre dos personas reales. Es por eso por lo que no existe un solo tono correcto, ni un solo estilo. No hablarías igual con tu jefe que con un cliente, con un amigo o con un colega.

¿Le hablas de “tú” o de “usted”? ¿Le saludas con formalidad o con familiaridad? Procura imaginar que estás en la misma habitación ¿Cómo lo harías entonces?

La comparación de que la mala ortografía es el mal aliento de los negocios, me causo risa, pero cuando lo analizas tiene toda la razón, así que a cuidarla y esto incluye el no escribir en mayúscula cerrada.

5. Relee siempre tu correo

Esto no es solamente para corregir la ortografía o completar lo que falte, sino para comprender si el mensaje tiene sentido en todos sus puntos.

En correos importantes, se recomienda leer en voz alta el correo, para eliminar las partes demasiado confusas, largas o innecesarias, hay que mantenerlo sencillo.

Por último…

6. ¡No olvides adjuntar los archivos!

Puede hacerte ver un tanto… amateur.

Te dejo también por si te interesa la dirección del autor original (ya que esto es sólo un resumen) para que puedas conocer más de éste: https://franciscogpr.com/blog/